En çok yapılan 12 ERP hatası
İşte ERP geçiş sürecinde karşılaşma ihtimalinizin en fazla olduğu sorunlar ve dikkat etmeniz gerekenler.
ERP (Enterprise Resource Planning / Kurumsal Kaynak Planlama) sistemini hayata geçirmek bir şirket için en maliyetli, en fazla zaman alan ve en karmaşık işlemlerden birisi. Bu sürecin hemen her aşamasında karşınıza beklenmedik geçikmeler ve ekstra maliyetler çıkabiliyor. Karşınıza çıkabilecek bu kötü sürprizlerin neler olabileceğini ve bunlardan nasıl korunabileceğinizi bu yazıda bulabileceksiniz.
HATA 1: Eksik planlama
Sage’in Mid-Market ERP Ürün Yönetimi Başkan Yardımcısı Erik Kaas’ın, ERP projesinin başarılı olabilmesi için olmazsa olmaz şartı iyi bir planlama. Kaas “Aksi takdirde ERP’nin getireceği faydalardan yararlanamazsınız” diyor. VAI’nin (orta ve üst seviye organizasyonlar için ERP yazılımları sağlayan bir şirket) CIO’su Kevin Beasley de Kaas’a tamamen katılıyor. Birçok organizasyonun tam olarak önlerini göremeden ERP dönüşümüne başladıklarını söyleyen Beasley, kendi işleyiş süreçlerini ve bunu ERP ile nasıl bütünleştirebileceklerini anlayamadan dönüşümü başlatmanın, organizasyonların, ERP’nin getirileri ve yeteneklerinden tam olarak faydalanamamalarına neden olduğunu düşünüyor.
Bu nedenle ERP sistemini seçmeden önce iç denetimi ve analizi mümkün olduğunca ayrıntılı yapmanızda fayda var. Yine eğer şirket çalışanlarınızın bu yükü kaldıramayacaklarını düşünüyorsanız, seçtiğiniz ERP sistemini organizasyonunuza en verimli şekilde entegre edecek aracıları görevlendirmeyi ciddi ciddi düşünün.
HATA 2: Satış ekibine kanmayın!
Casemore & Co’nun başkanı Shawn Casemore, hizmet verdikleri müşterilerinin birçoğunun ERP’ye geçiş sırasında pazarlama ekibi tarafından ikna edilmiş olduğunu söylüyor ve uyarıyor: “Sistem entegre edilip çalışmaya başladığında, sistemin eksikleriyle ve yapamayacakları şeylerle yüzleşiyorsunuz.” Casemore’un tavsiyesi ise satış ekibine mutlaka referanslarının ve kendi sektörlerinde daha önce hangi firmalara bu sistemi uyguladıklarının sorulması ve yazılımla ilgili kimlerle iletişime geçerek bilgi alabileceklerinin öğrenilmesi ve detaylı bir araştırma yapılması. Casemore ayrıca satıcının sektörünüzden en az 3 isim verememesi durumunda başka şirketlerle görüşmenizi öneriyor.
HATA 3: Önemli özellikleri anlamama veya kullanmama
MorganFranklin’in müdürü John Hoebler, yaptıkları yıllık ERP araştırmasında, katılımcıların sadece yüzde 46’sının ERP sistemin özelliklerini iyi bir şekilde kullandıklarının ortaya çıktığını söylüyor. Hoebler “İnanılır gibi değil! Çok büyük paralar vererek ERP kullanmaya başlayan onca şirket ve o kadar çalışan kullandıkları sistemin en önemli özelliklerini dahi bilmeden çalışıyorlar” diyor ve ekliyor: “Bu şekilde işlemleri bitirme hızı ve süreçleri rutine bağlama şansınız kaçıyor ve hedeflenen amaçları yakalama ihtimaliniz kalmıyor. Ek olarak geliştirmeler, bakım ve güncellemeler daha maliyetli hale geliyor.”
Hoebler bu problemi aşmak için, başlıca özelliklerin listelenmesini ve bu özelliklerin kullanım sıklığının takip edilerek hangi özelliklerin daha sık kullanıldığını ve daha fazla fayda sağladığının belirlenmesini öneriyor. Bu bilgiler hem çalışanlarınızın eğitiminde kullanılabilir hem de işlemlerinizi hızlandırmak için ek bileşenler kodlanması gerektiğinde yardımcı olabilir.
HATA 4: Zaman ve kaynak ihtiyacının dikkate alınmaması;
e2b teknologies’in yöneticisi James Mallory, hemen hemen bütün şirketlerin ERP’ye geçmek için gerekli zaman ve kaynak kullanımını dikkate almadığını söylüyor. Mallory durumu şöyle özetliyor: “20bin dolarlık bir yazılım yaklaşık olarak 200 saatlik bir çalışma demektir ki, bu da sertifikalı bir ERP uzmanının 5 hafta çalışması gerektiği anlamına gelir. Şayet daha az profesyonel bir ekip ile bu işlemi yapacaksanız bu zamanı ikiyle çarpmanız gerekir.”
HATA 5: İşe doğru elemanlarla başlanmaması
VAI’nin CIO’su Kevin Beasley sözü tekrar alıyor: “ERP geçişi bir şirket için en önemli dönüm noktalarından birisi ve genellikle şirketler, bu iş için görüşmeler ilk başladığı andan itibaren toplantılara doğru kişilerle katılmıyorlar. Örneğin birçok şirket yönetici kademesiyle geliyor ve geçiş sürecinde nasıl faydalar sağlayacaklarını değerlendiriyor. Oysa ERP sisteminden asıl fayda sağlayacak olan departmanlar finans, üretim, satış ve depo gibi bu sistemi daha sıklıkla kullanacak olan çalışanların bulunduğu departmanlar.” Bu nedenle Beasley, asıl fayda sağlayacak bölüm yöneticilerinin de görüşmelere katılmalarını tavsiye ediyor.
HATA 6: Öncelikleri iyi belirleyememe
Realization başkan yardımcısı Yoav Ziv, ERP sistemin uygulanması sırasında en önemli noktanın, gecikmelerin en aza indirilmesi ve aynı anda birden fazla iş yapılmasını önleyerek işin zamanında bitirilmesi olduğunu söylüyor. Ziv, “İnsanların bir işle uğraşırken başka bir işe yönlendirilmeleri, onların yavaş çalışmalarına neden olacağından IT bölümünün en öncelikli işi, en öncelikli işlerin belirlenmesidir” diyor ve devam ediyor: “Ayrıca ERP sistemini uygulayanların da, sistemde hata veren noktalara anında müdahale ederek, olası gecikmelerin önüne geçmeleri gerekiyor.”
HATA 7: Çalışanların eğitimine önem vermemek
ERP sistemlerinin başarılı olmamasının en büyük nedenlerinden birisinin, sistemin sunduğu fırsatların farkedileceği kadar kullanılmamaları ve onu kullanacak çalışanların eğitilmemesi olduğunu belirten GSI CEO’su Kevin Herrig, “Eğer çalışanlarınıza eğitim vermez ve kullanıcılarla sürekli iletişim halinde olmazsanız, sonunda elinizde sadece çok gelişmiş bir Excel uygulaması kalır” diyor.
HATA 8: Gerçek verinin önemini hafife almak
Doküman yönetimi ile ilgili çözümler sunan iDatix’in Profesyonel Servisler yöneticisi Martin Levesque uyarıyor: “ERP sisteminiz üzerine işlendiği veri kadar iyidir. O nedenle ERP sisteminizin iyi çalışmasını istiyorsanız, ilk günden itibaren verilerin doğru şekilde girilmiş olduğundan emin olun.”
HATA 9: Herşeyi ERP’den beklemek
Bir website geliştirme şirketi olan NetFoliage’ın yazılım mimarlarından Akan Iza çarpıcı bir gerçeği vurguluyor: “ERP sistemi ne kadar iyi olursa olsun, ne kadar esnek çalışırsa çalışsın, bütün iş mantığını kavrayamaz. Bu nedenle ERP sistemleri ile baştan sona bütün iş sürecinin yönetileceğinin düşünülmesi kesinlikle hata olur. Bu hatadan kaçınmak için yapılması gereken ERP sistemlerini, maliyetleri takip etmek ve tedarik zincirinin en iyi şekilde çalışması için kullanmak. Geri kalan herşey ise ikinci planda olmalı.”
HATA 10: Gereksiz bileşenleri kaldırma
Accenture’ın uygulama modernizasyonu ve optimizasyonu sorumlusu John Picciotto, ERP’ye geçiş sırasında gereksiz bileşenlerin devre dışı bırakılmamasının büyük bir hata olduğunu söylüyor. Picciotto “Bu hatayı yapan şirketler geçiş tamamlandıktan sonra ellerinde kullanmadıkları birçok modül bulunan bir ERP sistemi buluyorlar ve bu sistemlerin bakımı ve güncellemeleri için sürekli para ödüyorlar. Oysa ERP’ye geçişin asıl amacı maliyetleri düşürmek değil mi?” diye soruyor.
HATA 11: Üçüncü parti destek alternatiflerini gözardı etmek
Fortune dergisinin 1000 girişim listesinde bulunan NPI şirketinin CEO’su Jon Winsett, birçok şirketin, bakım maliyetlerini gözardı ederek, ERP sistemini satın aldığı yerden teknik destek almak konusunda ısrarcı olmasını bir türlü anlayamıyor. Winsett “Şirketler destek seçeneklerini enine boyuna değerlendirmeli ve bütün seçenekleri düşünmeli” diyor ve ekliyor: “Böylece maliyetleri yüzde 30 ile yüzde 50 seviyelerinde düşürebilirler.”
HATA 12: Bakım stratejisinin olmaması
SAP America Kuzey ve Latin Amerika Upgrade Ofisinin başkan yardımcısı Marco Valencia, koruyucu bakım hizmeti almayan müşterilerin yapmış oldukları ERP yatırımlarından tam bir geri dönüş alamayacaklarını düşünüyor. Valencia “Bakım istemeyerek sistemlerinin kısa süre içerisinde atıl duruma düşmelerine neden oluyorlar. Oysa yayınlanan güncellemeleri yükleyerek olası problemleri ortaya çıkmadan çözmüş olacaklar ve sistemde meydana gelebilecek olası hasarların da önüne geçecekler.”
Kaynak- CIO dergisi - Ali Karakaya
ERP (Enterprise Resource Planning / Kurumsal Kaynak Planlama) sistemini hayata geçirmek bir şirket için en maliyetli, en fazla zaman alan ve en karmaşık işlemlerden birisi. Bu sürecin hemen her aşamasında karşınıza beklenmedik geçikmeler ve ekstra maliyetler çıkabiliyor. Karşınıza çıkabilecek bu kötü sürprizlerin neler olabileceğini ve bunlardan nasıl korunabileceğinizi bu yazıda bulabileceksiniz.
HATA 1: Eksik planlama
Sage’in Mid-Market ERP Ürün Yönetimi Başkan Yardımcısı Erik Kaas’ın, ERP projesinin başarılı olabilmesi için olmazsa olmaz şartı iyi bir planlama. Kaas “Aksi takdirde ERP’nin getireceği faydalardan yararlanamazsınız” diyor. VAI’nin (orta ve üst seviye organizasyonlar için ERP yazılımları sağlayan bir şirket) CIO’su Kevin Beasley de Kaas’a tamamen katılıyor. Birçok organizasyonun tam olarak önlerini göremeden ERP dönüşümüne başladıklarını söyleyen Beasley, kendi işleyiş süreçlerini ve bunu ERP ile nasıl bütünleştirebileceklerini anlayamadan dönüşümü başlatmanın, organizasyonların, ERP’nin getirileri ve yeteneklerinden tam olarak faydalanamamalarına neden olduğunu düşünüyor.
Bu nedenle ERP sistemini seçmeden önce iç denetimi ve analizi mümkün olduğunca ayrıntılı yapmanızda fayda var. Yine eğer şirket çalışanlarınızın bu yükü kaldıramayacaklarını düşünüyorsanız, seçtiğiniz ERP sistemini organizasyonunuza en verimli şekilde entegre edecek aracıları görevlendirmeyi ciddi ciddi düşünün.
HATA 2: Satış ekibine kanmayın!
Casemore & Co’nun başkanı Shawn Casemore, hizmet verdikleri müşterilerinin birçoğunun ERP’ye geçiş sırasında pazarlama ekibi tarafından ikna edilmiş olduğunu söylüyor ve uyarıyor: “Sistem entegre edilip çalışmaya başladığında, sistemin eksikleriyle ve yapamayacakları şeylerle yüzleşiyorsunuz.” Casemore’un tavsiyesi ise satış ekibine mutlaka referanslarının ve kendi sektörlerinde daha önce hangi firmalara bu sistemi uyguladıklarının sorulması ve yazılımla ilgili kimlerle iletişime geçerek bilgi alabileceklerinin öğrenilmesi ve detaylı bir araştırma yapılması. Casemore ayrıca satıcının sektörünüzden en az 3 isim verememesi durumunda başka şirketlerle görüşmenizi öneriyor.
HATA 3: Önemli özellikleri anlamama veya kullanmama
MorganFranklin’in müdürü John Hoebler, yaptıkları yıllık ERP araştırmasında, katılımcıların sadece yüzde 46’sının ERP sistemin özelliklerini iyi bir şekilde kullandıklarının ortaya çıktığını söylüyor. Hoebler “İnanılır gibi değil! Çok büyük paralar vererek ERP kullanmaya başlayan onca şirket ve o kadar çalışan kullandıkları sistemin en önemli özelliklerini dahi bilmeden çalışıyorlar” diyor ve ekliyor: “Bu şekilde işlemleri bitirme hızı ve süreçleri rutine bağlama şansınız kaçıyor ve hedeflenen amaçları yakalama ihtimaliniz kalmıyor. Ek olarak geliştirmeler, bakım ve güncellemeler daha maliyetli hale geliyor.”
Hoebler bu problemi aşmak için, başlıca özelliklerin listelenmesini ve bu özelliklerin kullanım sıklığının takip edilerek hangi özelliklerin daha sık kullanıldığını ve daha fazla fayda sağladığının belirlenmesini öneriyor. Bu bilgiler hem çalışanlarınızın eğitiminde kullanılabilir hem de işlemlerinizi hızlandırmak için ek bileşenler kodlanması gerektiğinde yardımcı olabilir.
HATA 4: Zaman ve kaynak ihtiyacının dikkate alınmaması;
e2b teknologies’in yöneticisi James Mallory, hemen hemen bütün şirketlerin ERP’ye geçmek için gerekli zaman ve kaynak kullanımını dikkate almadığını söylüyor. Mallory durumu şöyle özetliyor: “20bin dolarlık bir yazılım yaklaşık olarak 200 saatlik bir çalışma demektir ki, bu da sertifikalı bir ERP uzmanının 5 hafta çalışması gerektiği anlamına gelir. Şayet daha az profesyonel bir ekip ile bu işlemi yapacaksanız bu zamanı ikiyle çarpmanız gerekir.”
HATA 5: İşe doğru elemanlarla başlanmaması
VAI’nin CIO’su Kevin Beasley sözü tekrar alıyor: “ERP geçişi bir şirket için en önemli dönüm noktalarından birisi ve genellikle şirketler, bu iş için görüşmeler ilk başladığı andan itibaren toplantılara doğru kişilerle katılmıyorlar. Örneğin birçok şirket yönetici kademesiyle geliyor ve geçiş sürecinde nasıl faydalar sağlayacaklarını değerlendiriyor. Oysa ERP sisteminden asıl fayda sağlayacak olan departmanlar finans, üretim, satış ve depo gibi bu sistemi daha sıklıkla kullanacak olan çalışanların bulunduğu departmanlar.” Bu nedenle Beasley, asıl fayda sağlayacak bölüm yöneticilerinin de görüşmelere katılmalarını tavsiye ediyor.
HATA 6: Öncelikleri iyi belirleyememe
Realization başkan yardımcısı Yoav Ziv, ERP sistemin uygulanması sırasında en önemli noktanın, gecikmelerin en aza indirilmesi ve aynı anda birden fazla iş yapılmasını önleyerek işin zamanında bitirilmesi olduğunu söylüyor. Ziv, “İnsanların bir işle uğraşırken başka bir işe yönlendirilmeleri, onların yavaş çalışmalarına neden olacağından IT bölümünün en öncelikli işi, en öncelikli işlerin belirlenmesidir” diyor ve devam ediyor: “Ayrıca ERP sistemini uygulayanların da, sistemde hata veren noktalara anında müdahale ederek, olası gecikmelerin önüne geçmeleri gerekiyor.”
HATA 7: Çalışanların eğitimine önem vermemek
ERP sistemlerinin başarılı olmamasının en büyük nedenlerinden birisinin, sistemin sunduğu fırsatların farkedileceği kadar kullanılmamaları ve onu kullanacak çalışanların eğitilmemesi olduğunu belirten GSI CEO’su Kevin Herrig, “Eğer çalışanlarınıza eğitim vermez ve kullanıcılarla sürekli iletişim halinde olmazsanız, sonunda elinizde sadece çok gelişmiş bir Excel uygulaması kalır” diyor.
HATA 8: Gerçek verinin önemini hafife almak
Doküman yönetimi ile ilgili çözümler sunan iDatix’in Profesyonel Servisler yöneticisi Martin Levesque uyarıyor: “ERP sisteminiz üzerine işlendiği veri kadar iyidir. O nedenle ERP sisteminizin iyi çalışmasını istiyorsanız, ilk günden itibaren verilerin doğru şekilde girilmiş olduğundan emin olun.”
HATA 9: Herşeyi ERP’den beklemek
Bir website geliştirme şirketi olan NetFoliage’ın yazılım mimarlarından Akan Iza çarpıcı bir gerçeği vurguluyor: “ERP sistemi ne kadar iyi olursa olsun, ne kadar esnek çalışırsa çalışsın, bütün iş mantığını kavrayamaz. Bu nedenle ERP sistemleri ile baştan sona bütün iş sürecinin yönetileceğinin düşünülmesi kesinlikle hata olur. Bu hatadan kaçınmak için yapılması gereken ERP sistemlerini, maliyetleri takip etmek ve tedarik zincirinin en iyi şekilde çalışması için kullanmak. Geri kalan herşey ise ikinci planda olmalı.”
HATA 10: Gereksiz bileşenleri kaldırma
Accenture’ın uygulama modernizasyonu ve optimizasyonu sorumlusu John Picciotto, ERP’ye geçiş sırasında gereksiz bileşenlerin devre dışı bırakılmamasının büyük bir hata olduğunu söylüyor. Picciotto “Bu hatayı yapan şirketler geçiş tamamlandıktan sonra ellerinde kullanmadıkları birçok modül bulunan bir ERP sistemi buluyorlar ve bu sistemlerin bakımı ve güncellemeleri için sürekli para ödüyorlar. Oysa ERP’ye geçişin asıl amacı maliyetleri düşürmek değil mi?” diye soruyor.
HATA 11: Üçüncü parti destek alternatiflerini gözardı etmek
Fortune dergisinin 1000 girişim listesinde bulunan NPI şirketinin CEO’su Jon Winsett, birçok şirketin, bakım maliyetlerini gözardı ederek, ERP sistemini satın aldığı yerden teknik destek almak konusunda ısrarcı olmasını bir türlü anlayamıyor. Winsett “Şirketler destek seçeneklerini enine boyuna değerlendirmeli ve bütün seçenekleri düşünmeli” diyor ve ekliyor: “Böylece maliyetleri yüzde 30 ile yüzde 50 seviyelerinde düşürebilirler.”
HATA 12: Bakım stratejisinin olmaması
SAP America Kuzey ve Latin Amerika Upgrade Ofisinin başkan yardımcısı Marco Valencia, koruyucu bakım hizmeti almayan müşterilerin yapmış oldukları ERP yatırımlarından tam bir geri dönüş alamayacaklarını düşünüyor. Valencia “Bakım istemeyerek sistemlerinin kısa süre içerisinde atıl duruma düşmelerine neden oluyorlar. Oysa yayınlanan güncellemeleri yükleyerek olası problemleri ortaya çıkmadan çözmüş olacaklar ve sistemde meydana gelebilecek olası hasarların da önüne geçecekler.”
Kaynak- CIO dergisi - Ali Karakaya
Yorumlar